Vanlige spørsmål

1 (av 15). Hva er "løpende tekst"?

Et tekstdokument kan inneholde løpende tekst så vel som overskrifter, mellomoverskrifter, sitater, opplisting av ord, punktlister, fotnoter, bilder, illustrasjoner, skjemaer og mer. Greentext analyserer den løpende teksten.

2. Hva er en "tekstblokk"? 

Den løpende teksten er inndelt i tekstblokker for at du raskt kan oppdage hvor det finnes størst potensiale for å forbedre lesbarheten. Tekstblokken omfatter et gitt antall perioder. Antall perioder per tekstblokk er igjen styrt av hvor stort dokumentet er i antall sider løpende tekst. En tekstblokk speiles i en tilsvarende indikator i Greentexts styringspanel. NB. En tekstblokk er ikke det samme som et avsnitt.

3. Hva er en "indikator"?

En indikator speiler en tekstblokk og viser lesbarhetsstatus med fargene rødt, gult eller grønt. NB. indikator = fargeindikator = indikatorsøyle. 

4. Hva er et "indikatorfelt"?

En samling med indikatorer. 

5. Hva viser “Øvre indikatorfelt”?

Straks du klikker “Vis status”-knappen, blir Dokument-indikatoren farget rød, gul eller grønn.

Indikatoren viser lesbarhetsstatus for all løpende tekst sett under ett. De tre andre indikatorene, Ord, Periode og Variasjon, viser hvorfor dokumentet blir rødt, gult eller grønt. Kommentaren forteller med ord det trafikklysfargene viser, og hva du bør gjøre.

Ingen av indikatorene er klikkbare i dokumentmodus. Det er fordi all redigering foregår i “Valgt tekstblokk”-modus. Men plasserer du pekeren over en av dem, får du påvist oppnådd lesbarhetsstatus i prosentpoeng. Oppnår indikatoren 100 prosentpoeng, blir den farget grønn.  

Når du klikker Vis status-knappen, blir også “Tekstblokk”-indikatoren farget rød, gul eller grønn. Indikatoren speiler en tilsvarende indikator i det nedre feltet. Begge speiler den tekstblokken som er fjernest fra et lesbarhetsmål på 100 prosentpoeng.

Klikker du på Tekstblokk-indikatoren, endres navnet til “Valgt tekstblokk”. Indikatoren får en trafikklysfarge. Samtidig viser ”Ord, Periode og Variasjon” hvorfor denne tekstblokken er rød, gul eller grønn. Kommentaren forteller med ord det fargene viser.

NB. Valgt tekstblokk speiler enten a) den indikatoren som er forhåndsvalgt i Greentext når du klikker Vis status, eller b) den indikatoren som du alternativt klikker på i det nedre feltet.

6. Hva viser “Nedre indikatorfelt”?

Feltet speiler samtlige tekstblokker i den løpende teksten. 10 indikatorer kan vises samtidig. Er dokumentet mer omfattende, blir de øvrige indikatorene synlige når du aktiverer en rullesjakt.

Straks du klikker Vis status-knappen, blir en indikator merket i det nedre feltet. Denne indikatoren speiler den tekstblokken som er fjernest fra lesbarhetsmålet på 100 prosentpoeng.

Redigerer du denne tekstblokken først, oppnår du raskest effekt på dokumentet som helhet. Følg samme prosedyre hva gjelder øvrige tekstblokker.

NB. Valgt tekstblokk speiler enten a) den indikatoren som er forhåndsvalgt i Greentext når du klikker Vis status, eller b) den indikatoren som du klikker på i det nedre feltet.

7. Hva gjør Vis status-knappen?

Klikker du på denne knappen, analyserer Greentext den løpende teksten, påviser dokumentstatus og merker den indikatoren/tekstblokken som er fjernest fra lesbarhetsmålet på 100 prosentpoeng.

8. Hva viser Ord-indikatoren?   

Du klikker på Ord-indikatoren. I den aktuelle tekstblokken blir alle ord med flere enn et visst antall bokstaver understreket med gult eller rødt. Fargen er avhengig av hvor mange lange ord det finnes i tekstblokken.

Maksimum antall bokstaver i et langt ord blir bestemt av hvilken mottakergruppe du har valgt deg. En fagspesialist som er meget lesevant, eksempelvis en erfaren jurist, vil lettere kunne lese og forstå en tekst med mange lange ord enn en mindre lesetrent person. Greentext er innstilt for dette formålet.

9. Hva viser Periode-indikatoren? 

En setningsperiode løper fra punktum/utropstegn/spørsmålstegn/kolon til punktum/ utropstegn/spørsmålstegn. En periode består som oftest av flere setninger. Indikatoren påviser hvor periodene er for lange sett i forhold til hvor lesevant du mener valgt mottaker er. Den blir understreket med rødt eller gult, avhengig av antall lange perioder i tekstblokken. 

10. Hva viser Variasjon?  

Blir flere påfølgende perioder for like i antall ord, blir språket fort stakkato og kjedelig. Da risikerer du å miste leseren. For at det skal bli god flyt og rytme i språket, er det nødvendig å variere periodelengdene. Klikker du indikatoren, oppdager du også disse lesehindringene. 

Avhengig av antallet påfølgende perioder, blir periodene understreket med gult eller rødt.

11. Hvordan får du redigert Ord-indikatoren slik at den blir grønn? 

La oss anta at du har innfridd kravet til redigeringsnivå 2 (se bruker-manualen), der Dokument-indikatoren så vel som tekstblokkene er blitt grønne. Men på mottakerens vegne er du enda mer ambisiøs. Du vil at Ord-indikatoren også skal bli grønn i de grønne tekstblokkene, hvilket kan være en utfordring. 

Hvis mottakeren av teksten din er ”Fagspesialist”, er lange ord definert til å inneholde flere enn 12 bokstaver. Sjansen er stor for at du vil finne synonymord med færre bokstaver for ord som er så lange. Hvis det er mulig å bytte ut alle ord som inneholder mer enn 12 bokstaver, blir Ord-indikatoren farget grønn.

Er mottakeren derimot ”Voksen privatperson”, vil det straks bli mer krevende å finne alternative løsninger. Lange ord vil da inneholde 9 eller flere bokstaver. Ofte må du nøye deg med å endre så mange lange ord som mulig innenfor den tiden du har til rådighet. 

Kanskje kan du noen ganger også finne andre formuleringer med kortere ord, og likevel beholde meningen. Men hvis du etter en nøye vurdering finner at du vil beholde noen av de lange ordene, er det bare å godta at Ord-indikatoren forblir gul.   

12. Hvorfor blir noen forkortelser understreket når du klikker på Ord-indikatoren?  

I Greentext blir forkortelser, som fullt utskrevet inneholder flere enn åtte bokstaver, regnet som lange ord. Her dreier det seg om hvordan forkortelsen uttales som fullstendig ord. Vær oppmerksom på at åtte bokstaver gjelder for "Voksen privatperson". Andre verdier gjelder for øvrige mottakergrupper. 

Hvis slike tilfeller forekommer i aktuell tekstblokk, vil du neppe oppnå grønn Ord-indikator på redigeringsnivå 3 og 4.  

13. Hvor stort må tekstdokumentet være for at du skal ha nytte av Greentext?

Dokumentet må minimum inneholde åtte perioder løpende tekst på samlet 500 tegn eksklusiv mellomrom for at analysen skal være statistisk gyldig. Greentext gir deg beskjed frem til du er i mål.  

14. Når bruke "Finsøk"? 

Du kan benytte denne funksjonen hvis tekstdokumentet inneholder cirka 15 A4-sider eller flere med løpende tekst. Greentext gir deg tilgang til Finsøk når antall sider løpende tekst er tilstrekkelig. 

Aktiviserer du Finsøk før du klikker Vis status-knappen, blir den løpende teksten analysert med færre perioder per tekstblokk. Dermed skal det mindre jobb til for å redigere hver enkelt tekstblokk frem til grønn status.

15. Hvordan fjerner du bakgrunnsfargen i tekstdokumentet før korrektur eller utskrift?            

Etter at du har redigert dokumentet i Greentext, vil teksten fortsatt ha en av trafikklysfargene i bakgrunnen. En hvit bakgrunn er å foretrekke når du leser korrektur, og ikke minst ved utskrift. Klikk på A-merket ikon helt til venstre i verktøylinjen, og bakgrunnsfargen vil bli fjernet.

NB. Husk å lese brukermanualen! Bli kjent med mulighetene, og rediger smartere.